Pakowanie dokumentów na czas przeprowadzki wymaga staranności. Czynność ta pochłania sporo czasu, nie ma jednak nic gorszego niż bałagan i niechlujne spakowanie dokumentów. Nie sztuka wszystkie dokumenty zebrać do pojemnika, czy pudełka. Sztuką jest je tak zapakować, aby było je łatwo rozpakować wiedząc gdzie co się znajduje i gdzie swoje miejsce mieć powinno. To swego rodzaju inwestycja, bowiem od tego jak się spakujemy będzie zależeć to ile czasu zajmie nam rozpakowanie.
Minimalizacja dokumentacji
Każda przeprowadzka wymusza porządki w dokumentach. Warto na etapie pakowania dokumentów zarchiwizować to co można, a to co zbędne po prostu zutylizować. Dzięki tym czynnościom można zdecydowanie ograniczyć ilości dokumentów wymagających przeprowadzki. Gdy już zgromadzimy dokumenty wymagające transportu w nowe miejsce, wówczas należy je należycie zabezpieczyć. Tak by osoby niepowołane nie miały w nie wglądu. Oraz przed zaginięciem i uszkodzeniem. Bezwzględnie dokumenty nie mogą być przenoszone luzem, na tyle by występowało ryzyko że się rozsypią, zgubią czy zamokną.
Pakowanie dokumentów
Podstawową zasadą przy pakowaniu dokumentów jest ich segregacja wedle wybranej metody, ważne aby metoda ta była jednolita dla całej firmy. Niezbędne do pakowania dokumentów będą odpowiednie pojemniki, czy też pudełka kartonowe. Dlaczego pojemniki plastikowe? Niestety papier, dokumenty w segregatorach są ciężkie i kartony, nawet wzmocnione nie mieszczą wiele dokumentów. Znacznie trwalsze są pojemniki transportowe archiwizacyjne z tworzywa, które zapobiegną zamoknięciu dokumentów. Ale też rozpadnięciu się pudełka i co za tym idzie zdekompletowaniu spakowanych w nim dokumentów.
Kupując kartony archiwizacyjne na dokumenty otrzymamy dopasowane do wielkości segregatorów pudełka. Dzięki czemu nie musimy się martwić o wykorzystanie wolnej przestrzeni w kartonach. Ponadto kartony zbiorcze mają nadrukowane miejsca do uzupełnienia zawartości. Bardzo istotnym elementem pakowania dokumentów jest ich opisywanie.
Polecamy: Przeprowadzka z firmą czy na własną rękę?
Opisywanie kartonów i pojemników
Odpowiednie opisanie opakowań zbiorczych zapewnia sprawne rozpakowywanie się w miejscu docelowym. Kartony łatwo jest pomieszać w transporcie, ale jeśli posiadają opis łatwo można znaleźć właściwy karton z konkretną zawartością. Metody opisywania są co najmniej dwie, podobnie jak w archiwizacji. Pojemniki z dokumentami można ponumerować i stworzyć listę numeryczną z przypisaną zawartością do danego numeru kartonu, pojemnika. Coś w rodzaju spisu treści świetnie się sprawdza, ale wymaga zaglądania do listy, gdy szukamy konkretnego dokumentu. Należy pamiętać, iż nie zawsze przeprowadzenie się do miejsca docelowego oznacza natychmiastową możliwość rozpakowania wszystkich dokumentów. Czasem trzeba nieco poczekać i pracować na „walizkach”. W takiej sytuacji praktyczniejszym sposobem opisywania jest opis pełny na kartonach. Oczywiście opis powinien być skrótowy np. poprzez opis kategorii dokumentów, ich zakresu czasowego.
W zależności od ilości dokumentów dobrze stworzona lista kartonów i ich opis pomaga w rozlokowaniu kartonów i sprawdzeniu czy nic nie zostało zgubione, zostawione w pierwotnej lokalizacji. Ma to duże znaczenie, gdy pakujemy różne dokumenty do tych samych pudeł, wyglądających po zamknięciu identycznie. Aby nie trzeba było rozpakowywać każdego z nich by znaleźć ten jeden, zwykle ostatni karton opisanie kartonu pomaga.
